كيف تدير اجتماع عمل بنجاح

إذا كنت تعمل في شركة ومسؤول عن فريق عمل، فأنت بالفعل لديك مهمة (اجتماع عمل) مع فريقك كل فترة لعرض مستجدات العمل وسماع مشاكل الفريق وحالة ومسار العمل في الوقت الراهن والفترة القادمة، إذا وجدت حالة فتور من أعضاء الفريق لتلك الاجتماعات أو حتى عدم حضور البعض لهذه الاجتماعات بسبب الملل أو وجدت بعض الأعضاء أثناء الاجتماع أصابهم (النعاس) فأنت في مأزق، حيث إنك لم تستطيع إنجاح تلك الاجتماعات وحثّ فريقك على إنتظار تلك الفرصة (الاجتماعات) للنقاش والحصول على أكبر فائدة ممكنة من هذه الاجتماعات، ومن خلال تجربتي المهنية في أكثر من شركة ومؤسسة، أحببت إن أنقل لكم تلك التجارب في إدارة الاجتماعات بنجاح.

  1. قم بتحديد مدّة الاجتماع، يفضّل تقسيم ذلك الوقت على الأهداف الخاصة بالاجتماع، وتخصيص ٣ إلى ٥ دقائق لكل عضو في الاجتماع لعرض أفكاره ومشاكله وحلوله ومقترحاته، مع وجود خطة لتلك الاجتماع خاصة بك من قبل.
  2. لا تبدأ أي اجتماع حتى إن كان عاجلًا بدون إخبار فريقك مسبقًا بأهدافه التي سيتم تحقيقها في هذا اللقاء.
  3. اجعل الأهداف الخاصة بالاجتماع واضحة ومفهومة وغير مبهمة، حتى يتمّكن فريقك من إعداد قائمة خاصة بالنقاش والأفكار إلخ المرتبطة بتلك الأهداف.
  4. (اختياري) يمكنك عمل استفتاء على الموعد المناسب للاجتماع لأعضاء فريق العمل. ويتم وضع ٣ توقيتات مقترحة منك. (لا تخرج عنها)
  5. لا تقوم بتأجيل الاجتماع أو إلغائه قبلها بنصف ساعة أو ساعة مثلًا، هذا سوف يسبّب مشكلة ثقة لكلامك مع فريق العمل، لذا إن وجدت أي ظروف طارئة قم فورًا قبلها بيوم أو بعدة ساعات بالإعلان عن تأجيل موعد الاجتماع وإعلان الموعد الجديد (البديل)، أو إن تم إلغاء الاجتماع تمام يتم كتابة السبب بوضوح.
  6. حسنًا بعد ما سبق وصلًا لوقت الاجتماع قم بتحضير ورقة وقلم بجانب “لابتوب” إن وجد لتدوين معظم الملاحظات التي سيتم تناولها في الاجتماع من أعضاء الفريق.
  7. قم بغلق هاتفك أو اجعله “صامتًا” حتى الإنتهاء من الاجتماع، يمكنك جعل هذا من ضمن قواعد حضور الاجتماع لباقي الفريق، حتى لا تصاب بالتشتت نتيجة مكالمة قادمة.
  8. يفضل أيضًا قبل البدء في مجريات الاجتماع، شكر كل شخص على حده نتيجة مجهوداته في الفترة الماضية، وتقديم أي اعتذار نتج عن تأخر في بدء الإجتماع أو تقصير منك في مهمة ما أو متابعة إلخ.
  9. قم بعد مرحلة الشكر والإعتذار، بكسر الروتين بأي شيء فكاهي أو مرح متعلّق بالعمل :D لكسر الجمود في بداية الاجتماع.
  10. ابدأ في مجريات الاجتماع وكن مستمع جيد، لا تكون من المهمنين على الاجتماعات و ٩٠٪ من الحديث لك وحدك.
  11. لا تتطرّق لأي أهداف جديدة صدرت نتيجة النقاش خلال الاجتماع، قم بكتابة تلك الأهداف ووعد الفريق بتحديد موعد اجتماع آخر لمناقشتها.
  12. تجّنب مقاطعة أعضاء فريقك قدر المستطاع، إلا إن انتهى وقت العضو خلال الاجتماع يمكن تنبيهه بأن وقته انتهى وهذا وقت زملائه الآخرين.
  13. قبل إنهاء الاجتماع يجب مراجعة الأهداف التي تم مناقشتها، والحلول التي سوف يتم العمل على تنفيذها، وتوزيع المهام الجديدة على أعضاء الفريق، مع ذكر أي ملاحظات أخرى.
  14. قم بشكر الأعضاء على حضورهم والتزامهم بموعد الاجتماع ومدته وإثرائهم للأهداف من أجل تحقيقها بأفضل النتائج الممكنة.

حاولت بقدر المستطاع إن اكتب كافة الدروس المستفادة من تجربتي في السنين الماضية من إدارة إجتماعات صغيرة ومتوسطة وكبيرة العدد، ماذا عنكم هل لديكم أي نصائح أخرى لكيفية إدارة إجتماع عمل بنجاح؟ شاركوني في التعليقات.

مصدر الصور

نُشرت بواسطة

MidooDj

‏Office Boy ‎‪@S3Geeks‬‏‬‏ , Workaholic! ‎‪#RTFM‬‏ من كوكب الصعيد، مدوّن حرّ. عايزه صبر! 🚴👨🏻‍💻

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *